Compras públicas: cómo el modelo de plataforma de compras externalizada de KLB impulsa su rendimiento

Procedimientos largos, presión presupuestaria, falta de recursos internos, necesidad de recentrar los equipos en tareas de mayor valor añadido…

¿Qué pasaría si la externalización dejara de ser una carga para convertirse en una verdadera palanca de agilidad?

Desde hace más de 10 años, KLB ofrece un modelo probado de plataforma externalizada de compras públicas, diseñado para combinar rendimiento, conformidad y simplicidad.

Una respuesta concreta a los desafíos cotidianos de los compradores públicos

Construir una estrategia de compras, lanzar una licitación, redactar el Pliego de Condiciones (PBC), garantizar la trazabilidad de las decisiones, respetar los plazos legales…Estas tareas están en el centro de la función de compras públicas, pero consumen mucho tiempo — independientemente del tipo de procedimiento — y muchas veces en detrimento de los aspectos estratégicos.

En KLB, hemos diseñado un modelo específicamente adaptado a las realidades del sector público: una plataforma externalizada de compras.

¿La idea? Poner a disposición de nuestros clientes un equipo multidisciplinar externo (in situ o a distancia) que gestione por ellos los procedimientos de contratación, bajo un marco perfectamente controlado, supervisado y conforme al Código de Contratación Pública.

Este modelo nació en 2011, con la dirección de compras de uno de nuestros grandes clientes públicos. Evolucionó rápidamente hacia un sistema de facturación por unidad de obra (a través de un tarifario claro y detallado), complementado con herramientas de seguimiento en tiempo real.El resultado: cada tarea está definida, valorada, trazada y controlada durante toda la duración del contrato.

El modelo de plataforma de compras de KLB: externalización a medida y conforme

Nuestra plataforma de compras opera desde nuestras oficinas (en modalidad “outdoor”) y trabaja para múltiples clientes del sector público : administraciones, gobiernos locales, entidades públicas empresariales, empresas mixtas… en definitiva, cualquier organización sujeta al marco normativo de contratación pública.

Está compuesta por compradores públicos experimentados, juristas especializados, y expertos sectoriales (obras, servicios profesionales, IT…).

Este funcionamiento nos permite garantizar:

• Conformidad normativa total, respetando los principios fundamentales de la contratación pública: igualdad de trato, libre acceso y transparencia

• Flexibilidad de intervención, en todo el proceso o por etapas

• Capitalización continua de buenas prácticas, gracias al trabajo con múltiples clientes

• Gestión equilibrada de cargas de trabajo, gracias al modelo multicliente

• Seguimiento claro y colaborativo, a través de herramientas compartidas en tiempo real

[Caso práctico] Revertir un procedimiento fallido: un proyecto rescatado

En 2023, una dirección de compras del sector transporte debía lanzar una licitación particularmente compleja: 33 lotes de suministros industriales.El primer intento fue un fracaso: solo 9 lotes recibieron ofertas, por falta de respuesta del mercado.

Frente a esta situación crítica, el cliente nos confió el proyecto.Revisamos por completo la estrategia de compra, reestructuramos el expediente de licitación y acompañamos a los prescriptores internos —poco familiarizados con las exigencias normativas— para asegurar cada fase del procedimiento.También desarrollamos una labor pedagógica con los proveedores para facilitar su participación y eliminar las barreras al proceso.

El impacto fue claro: 24 de los 33 lotes se adjudicaron en la nueva licitación. La documentación ganó en claridad, la comunicación fue más fluida y tanto el cliente como los proveedores quedaron satisfechos — y todo dentro de los plazos previstos.

Un enfoque adaptado tanto a grandes como a pequeñas organizaciones

El modelo de plataforma de compras desarrollado por KLB está diseñado para adaptarse tanto a estructuras de compras públicas consolidadas como a organismos pequeños o medianos con recursos limitados.Permite a cada cliente mantener el control de su estrategia, delegando al mismo tiempo la ejecución operativa a un equipo experto, ágil y conforme con la normativa vigente.

Nos encargamos de todo el proceso operativo, incluyendo:

• Sourcing y estudios de mercado preliminares, si es necesario

• Apoyo en la definición de la necesidad y la estrategia de compras, si se requiere

• Redacción del pliego de condiciones (PBC)

• Gestión de preguntas y respuestas con los licitadores

• Evaluación técnica y económica de las ofertas

• Redacción de informes de análisis y adjudicación

• Seguimiento del avance con herramientas de reporte avanzadas

Gracias a nuestros sistemas de seguimiento, cada cliente puede visualizar el estado de sus procedimientos en tiempo real y ajustar las prioridades o calendarios según sus necesidades internas.

Y porque el contexto evoluciona, nuestras prácticas también lo hacen. En ese sentido, establecemos alianzas con herramientas basadas en inteligencia artificial para automatizar el análisis de las ofertas técnicas y de los criterios de sostenibilidad (RSE).Esto nos permite reforzar la objetividad de las evaluaciones, incluso en contextos con plazos reducidos y alta carga de trabajo, sin comprometer la calidad de los resultados.

¿Lo hablamos?

¿Tiene un procedimiento que lanzar? ¿Un pico de carga? ¿Un objetivo de sostenibilidad que quiere integrar sin añadir complejidad?

Nuestra plataforma puede ayudarle a ganar tiempo, visibilidad y tranquilidad. Adaptamos nuestra propuesta a sus limitaciones, prioridades y volumen.

Contáctenos hoy mismo para conversar sobre sus necesidades.

_ Sarah FADHLI, Coordinadora de la Plataforma de Compras Públicas en KLB