Achats publics : le plateau de KLB au service de votre performance

Procédures chronophages, pression budgétaire, manque de ressources internes, besoin de recentrer vos équipes sur leur cœur de métier à forte valeur ajoutée… Et si l’externalisation devenait un levier d’agilité plutôt qu’une contrainte ? Depuis plus de 10 ans, KLB propose un modèle éprouvé de plateau achats externalisé, pensé pour conjuguer performance, conformité et simplicité.

Une réponse concrète aux défis quotidiens des acheteurs publics

Construire la stratégie achats, préparer et lancer une consultation, rédiger un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), assurer la traçabilité des décisions, respecter les délais légaux... Ces tâches sont au cœur de la commande publique mais elles mobilisent un temps considérable - quelle que soit la procédure - et souvent au détriment des enjeux stratégiques pour la fonction achats.

Chez KLB, nous avons conçu un modèle spécifiquement adapté aux réalités du secteur public : le plateau achats externalisé.

L’idée ? Mettre à disposition une équipe pluridisciplinaire externalisée (hors site ou sur site), qui produit pour vous les procédures d’achats, dans un cadre parfaitement maitrisé, piloté et conforme au Code de la commande publique.

Ce modèle a vu le jour en 2011 avec la grande direction achats de l’un de nos clients. Il a rapidement évolué, pour intégrer une facturation à l’unité d’œuvre (via un bordereau de prix clair et détaillé), et des outils de pilotage en temps réel. Résultat : chaque tâche est définie, tarifée, traçable, sans dérive sur la durée du mandat.

Le modèle plateau KLB : une externalisation sur mesure et conforme

Notre plateau achats est basé dans nos bureaux, en mode "outdoor", et opère pour plusieurs clients publics : administrations, collectivités territoriales, établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC), sociétés d’économie mixte… et plus largement, pour toute entité soumise au code de la commande publique.

Il est composé d’acheteurs publics expérimentés, de juristes spécialisés et d’experts métiers (travaux, prestations intellectuelles, IT…).

Ce fonctionnement nous permet de garantir :

• Une parfaite conformité réglementaire , dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique : égalité de traitement, liberté d’accès et transparence des procédures 

• Une souplesse d’intervention sur tout ou partie du processus

• Une capitalisation continue des bonnes pratiques (benchmark multi-clients)

• Un lissage de charge multi-client

• Un pilotage clair via des outils partagés en temps réel

[Cas client] Rebondir après un échec de consultation : un projet sauvé

En 2023, une direction des achats du secteur des transports devait lancer un marché particulièrement complexe, comprenant 33 lots de fournitures industrielles. Mais la première consultation s’est soldée par un échec : seuls 9 lots ont reçu des offres, faute d’une réponse suffisante de la part des fournisseurs.

Face à l'urgence, la direction nous a sollicités pour reprendre le dossier en main. Nous avons entièrement revu la stratégie d’achats, restructuré les pièces de consultation et accompagné les prescripteurs internes – peu familiers du formalisme imposé par le cadre réglementaire – pour sécuriser chaque étape du processus. Un important travail de pédagogie a également été mené auprès des fournisseurs, afin de les familiariser avec les exigences des marchés publics et lever les freins à leur participation.

Cette approche complète a porté ses fruits. Sur les 33 lots relancés, 24 ont été attribués. Le dossier a gagné en clarté, les échanges se sont fluidifiés, et la satisfaction des fournisseurs comme du client a été au rendez-vous. Le tout dans les délais impartis.

Une approche pensée pour les petites comme les grandes structures

Le modèle de plateau achats que nous avons développé chez KLB s’adapte aussi bien aux grandes directions achats structurées qu’aux petites et moyennes structures disposant de ressources limitées. Il permet à chacun de garder la main sur la stratégie globale, tout en déléguant la production des procédures à une équipe experte, réactive et parfaitement conforme au cadre réglementaire.

Nous prenons en charge l’ensemble du processus opérationnel, notamment :

·       Le sourcing et le benchmark amont, si nécessaire

·       Le soutien à la formalisation du besoin et à la rédaction de la stratégie achats, sur demande

·       La rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

·       La gestion des questions/réponses avec les candidats

·       L’analyse des offres

·       La rédaction des rapports

·       Le suivi via un reporting avancé, pour un pilotage précis de chaque étape

Nos outils de pilotage permettent à chaque client de suivre en temps réel l’état d’avancement de ses procédures, avec la possibilité d’ajuster le tempo ou les priorités selon les enjeux internes.

Parce que les exigences évoluent, nous faisons également évoluer nos pratiques. C’est dans cet esprit que nous nouons des partenariats avec des solutions d’analyse automatisée des offres techniques et RSE, reposant sur l’intelligence artificielle. L’innovation nous permet de renforcer l’objectivité des analyses, même dans des contextes où les délais sont contraints et la charge de travail particulièrement élevée, pour offrir une solution compétitive sans transiger sur la qualité des livrables.

Et si on en parlait ?

Un marché à lancer ? Un besoin ponctuel ? Un objectif RSE à intégrer sans complexifier la procédure ?

Notre plateau peut vous faire gagner du temps, de la visibilité, et de la sérénité. Nous adaptons notre offre à vos contraintes, votre volume et vos priorités.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour échanger sur vos enjeux.

_ Sarah FADHLI, Coordinatrice du Plateau Achats Publics chez KLB